Cách đây một thời gian mình đã viết một status với tựa đề:
NHỮNG YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Nhưng lúc đó chưa có thời gian viết như một bản nháp. Hôm nay nửa đêm rỗi rãi ngồi viết đôi dòng hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn một chút gì đó.
Trong cuộc sống hiện nay với thời đại công nghệ thông tin thì con người ta đã bước tới một cuộc sống số mới mẻ hiện đại thì việc viết gửi và nhận email đang dần là một trong những công việc thường ngày của con người. Email trao đổi công việc, học tập, liên hệ làm quen hợp tác, cảm ơn, xin lỗi, gửi tài liệu, công văn, hồ sơ,... Do đó việc soạn thảo email là điều rất cần thiết.
Để có được một email chuyên nghiệp cần chú ý các khía cạnh sau:
A. HÌNH THỨC.
1. Địa chỉ email:
Lập địa chỉ email phù hợp với mục đích của nó, khi liên hệ với đối tác cần một email thể hiện sự chín chắn, đứng đắn và lịch sự. Nên chọn những email thể hiện tên và chức vụ, đơn vị công tác của bạn hay trường lớp khoa mà bạn đang theo học để người nhận dẽ dàng phân biệt ra bạn trong hàng trăm email mà họ nhận được ...
Tránh những tên email như cobemuadong@... hay ice_cream@,... hay đại loại như thế làm cho người nhận cảm thấy bạn mơ mộng hão huyền.
2. Tên Email:
Khi gửi mail thì người đọc nhận sẽ nhìn thấy tên người gửi mà ẩn đi địa chỉ email. Do đó nên đặt tên đúng với họ tên hay công việc đơn vị học tập và làm việc của mình ví như Nguyễn Văn A hay A Nguyễn Văn.
3. Chữ ký:
Đây là phần đính kèm của email. Chữ ký này bạn nên để họ và tên, công việc, địa chỉ liên hệ, trường, lớp, khoa, khóa học,...
Chú ý nên để font dễ đọc, size chữ nhỏ, màu chữ đen
4. Tiêu đề nội dung email:
Thể hiện rõ mục đích của việc gửi mail. Cách đặt tiêu đề nên ngắn gọn, ngôn từ chính xác.
Có thể dang như: ( Mục đích gửi mail ): Nội dung của mail
B. NỘI DUNG.
1. Lời chào:
Đầu tiên là một lời chào có thể linh hoạt như: Chào chị A, Gửi chị A, Dear A,... xác định đúng đối tượng để chào hỏi cho đúng với yêu cầu.
Có thể giới thiệu một đôi dòng về bạn công việc của bạn, đơn vị công tác hay trường lớp,...
2. Nội dung:
- Note nội dung theo 1,2,3 nếu nội dung gửi mail nhiều vấn đề khác nhau.
Enter để tạo khoảng trắng giữa các đoạn cho dễ đọc.
- Nếu có quá nhiều ý quá khác nhau về nội dung thì nên gửi thêm một email riêng rẽ. Không chọn hình thức gửi tiếp vì họ dễ bỏ qua email đầu tiên.
- Cần tìm hiểu về người mình gửi mail và xác định họ mạnh cái gì, mình mạnh cái gì để có thể đưa ra những nội dung phù hợp.
- Thông tin quá nhiều cho một lần gửi, thì nên chia nhỏ thông tin để chuyển nhé ^^
3. Lời kết:
Hỏi xem ý của nm như thế nào, ý mình đưa ra có hay không???
Một lời cảm ơn, một lời chúc như: Have a nice/great day, chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả, buổi sáng tốt lành,...
C. ĐIỀU KIỆN ĐỂ GỬI MAIL.
1. Thời gian:
Điều kiện để gửi email là thông tin không cần phản hồi gấp. Có thể nhận trong thời gian 1,2 ngày cũng có thể là 1 tuần
Hay cũng có thể là không cần nhận sự hồi đáp như email quảng cáo giới thiệu hay chào hàng.
Không gửi email khi có việc gấp rút cần giải quyết ngay, khi đó bạn nên chọn hình thức chat hay gọi điện thoại
2. Người nhận:
Người nhận phải có sự check mail đảm bảo họ có check trong thời gian mà mình chờ đợi được.
3. Bạn phải sáng suốt:
Khi gửi email tránh trường hợp bạn đang ở trong một thế mệt mỏi mất tập trung cáu giận , giận dữ, bực mình vì rất dễ làm hỏng chuyện bởi người nhận có thể nhận email sau 4,5h đồng hỗ hay 1,2 ngày sau họ mới check để kiểm tra.
D. KINH NGHIỆM, MẸO NHỎ
1. Nên điền địa chỉ gửi mail cuối cùng sau khi hoàn thành nội dung gửi, tải lên tệp đính kèm
Khi gửi mail thường hay lỡ tay nhấn send khi nội dung chưa soạn xong nên khi soạn xong email và xem lại kỹ mới điền địa chỉ mail gửi.
Tránh trường hợp gửi mail khi chưa hoàn thành nội dung hay quên gửi file đính kèm.
2. Hạn chế viết chữ in hoa hay chữ in đậm quá nhiều và dài trong email
Khi viết mail hạn chế viết chữ in hoa, chữ in đậm vì sẽ tạo cho người khác cảm nhận được mình đang to tiếng la mắng họ.
Nếu cần nhấn mạnh ý chỉ nên viết chữ in hoa in đậm tầm 1,2 từ không chọn cả cụm từ hay cả một câu.
3. Chú ý khi xưng hô trong email, tùy vào trường hợp mà ta có thể xưng hô khác nhau như quý công ty, chị, em, mình, bạn,tôi,...
Cần xem đối tượng của mình là ai, mình cần gì ở họ và họ cần gì ở mình để chọn xưng hô phù hợp để không đưa mình vào thế bí cũng như quá hỗn láo khi xưng hô.
< Ant>
NHỮNG YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Nhưng lúc đó chưa có thời gian viết như một bản nháp. Hôm nay nửa đêm rỗi rãi ngồi viết đôi dòng hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn một chút gì đó.
Trong cuộc sống hiện nay với thời đại công nghệ thông tin thì con người ta đã bước tới một cuộc sống số mới mẻ hiện đại thì việc viết gửi và nhận email đang dần là một trong những công việc thường ngày của con người. Email trao đổi công việc, học tập, liên hệ làm quen hợp tác, cảm ơn, xin lỗi, gửi tài liệu, công văn, hồ sơ,... Do đó việc soạn thảo email là điều rất cần thiết.
Để có được một email chuyên nghiệp cần chú ý các khía cạnh sau:
A. HÌNH THỨC.
1. Địa chỉ email:
Lập địa chỉ email phù hợp với mục đích của nó, khi liên hệ với đối tác cần một email thể hiện sự chín chắn, đứng đắn và lịch sự. Nên chọn những email thể hiện tên và chức vụ, đơn vị công tác của bạn hay trường lớp khoa mà bạn đang theo học để người nhận dẽ dàng phân biệt ra bạn trong hàng trăm email mà họ nhận được ...
Tránh những tên email như cobemuadong@... hay ice_cream@,... hay đại loại như thế làm cho người nhận cảm thấy bạn mơ mộng hão huyền.
2. Tên Email:
Khi gửi mail thì người đọc nhận sẽ nhìn thấy tên người gửi mà ẩn đi địa chỉ email. Do đó nên đặt tên đúng với họ tên hay công việc đơn vị học tập và làm việc của mình ví như Nguyễn Văn A hay A Nguyễn Văn.
3. Chữ ký:
Đây là phần đính kèm của email. Chữ ký này bạn nên để họ và tên, công việc, địa chỉ liên hệ, trường, lớp, khoa, khóa học,...
Chú ý nên để font dễ đọc, size chữ nhỏ, màu chữ đen
4. Tiêu đề nội dung email:
Thể hiện rõ mục đích của việc gửi mail. Cách đặt tiêu đề nên ngắn gọn, ngôn từ chính xác.
Có thể dang như: ( Mục đích gửi mail ): Nội dung của mail
B. NỘI DUNG.
1. Lời chào:
Đầu tiên là một lời chào có thể linh hoạt như: Chào chị A, Gửi chị A, Dear A,... xác định đúng đối tượng để chào hỏi cho đúng với yêu cầu.
Có thể giới thiệu một đôi dòng về bạn công việc của bạn, đơn vị công tác hay trường lớp,...
2. Nội dung:
- Note nội dung theo 1,2,3 nếu nội dung gửi mail nhiều vấn đề khác nhau.
Enter để tạo khoảng trắng giữa các đoạn cho dễ đọc.
- Nếu có quá nhiều ý quá khác nhau về nội dung thì nên gửi thêm một email riêng rẽ. Không chọn hình thức gửi tiếp vì họ dễ bỏ qua email đầu tiên.
- Cần tìm hiểu về người mình gửi mail và xác định họ mạnh cái gì, mình mạnh cái gì để có thể đưa ra những nội dung phù hợp.
- Thông tin quá nhiều cho một lần gửi, thì nên chia nhỏ thông tin để chuyển nhé ^^
3. Lời kết:
Hỏi xem ý của nm như thế nào, ý mình đưa ra có hay không???
Một lời cảm ơn, một lời chúc như: Have a nice/great day, chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả, buổi sáng tốt lành,...
C. ĐIỀU KIỆN ĐỂ GỬI MAIL.
1. Thời gian:
Điều kiện để gửi email là thông tin không cần phản hồi gấp. Có thể nhận trong thời gian 1,2 ngày cũng có thể là 1 tuần
Hay cũng có thể là không cần nhận sự hồi đáp như email quảng cáo giới thiệu hay chào hàng.
Không gửi email khi có việc gấp rút cần giải quyết ngay, khi đó bạn nên chọn hình thức chat hay gọi điện thoại
2. Người nhận:
Người nhận phải có sự check mail đảm bảo họ có check trong thời gian mà mình chờ đợi được.
3. Bạn phải sáng suốt:
Khi gửi email tránh trường hợp bạn đang ở trong một thế mệt mỏi mất tập trung cáu giận , giận dữ, bực mình vì rất dễ làm hỏng chuyện bởi người nhận có thể nhận email sau 4,5h đồng hỗ hay 1,2 ngày sau họ mới check để kiểm tra.
D. KINH NGHIỆM, MẸO NHỎ
1. Nên điền địa chỉ gửi mail cuối cùng sau khi hoàn thành nội dung gửi, tải lên tệp đính kèm
Khi gửi mail thường hay lỡ tay nhấn send khi nội dung chưa soạn xong nên khi soạn xong email và xem lại kỹ mới điền địa chỉ mail gửi.
Tránh trường hợp gửi mail khi chưa hoàn thành nội dung hay quên gửi file đính kèm.
2. Hạn chế viết chữ in hoa hay chữ in đậm quá nhiều và dài trong email
Khi viết mail hạn chế viết chữ in hoa, chữ in đậm vì sẽ tạo cho người khác cảm nhận được mình đang to tiếng la mắng họ.
Nếu cần nhấn mạnh ý chỉ nên viết chữ in hoa in đậm tầm 1,2 từ không chọn cả cụm từ hay cả một câu.
3. Chú ý khi xưng hô trong email, tùy vào trường hợp mà ta có thể xưng hô khác nhau như quý công ty, chị, em, mình, bạn,tôi,...
Cần xem đối tượng của mình là ai, mình cần gì ở họ và họ cần gì ở mình để chọn xưng hô phù hợp để không đưa mình vào thế bí cũng như quá hỗn láo khi xưng hô.
< Ant>
