Kế toán tiền gửi của TCTD tại Ngân hàng Nhà nước
1. Tài khoản sử dụng
Theo quy định hiện hành thì các TCTD được quyền lựa chọn chi nhánh Ngân hàng Nhà nước để mở tài khoản tiền gửi thanh toán và giao dịch thanh toán, nhận tái cấp vốn (nếu có nhu cầu). Thủ tục mở tài khoản gồm:
– Giấy đăng ký mở tài khoản do Chủ tài khoản (Tổng giám đốc, Giám đốc TCTD) ký tên, đóng dấu, trong đó ghi rõ:
+ Tên đơn vị;
+ Họ và tên chủ tài khoản;
+ Địa chỉ giao dịch của đơn vị;
+ Số, ngày, tháng, năm, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân của chủ tài khoản;
+ Tên chi nhánh, nơi cần mở tài khoản.
– Bảng đăng ký mẫu dấu và chữ ký để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản gồm:
+ Chữ ký của chủ tài khoản và những người được ủy quyền (chữ ký thứ nhất);
+ Chữ ký của Kế toán trưởng (chữ ký thứ hai – nếu là ngân hàng quốc doanh);
+ Mẫu dấu của đơn vị.
– Các văn bản chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị như Quyết định thành lập đơn vị, Quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Có ghi: Số tiền gửi vào
Bên Nợ ghi: Số tiền rút ra
Số dư có: Phản ánh số tiền TCTD còn gửi ở NHNN
Chủ tài khoản có toàn quyền sử dụng số tiền trên tài khoản tiền gửi (có thể rút tiền mặt hoặc không dùng tiền để chi trả trong phạm vi số dư tài khoản này). Việc sử dụng phương thức, thể thức thanh toán nào thì TCTD phải tuân thủ những quy định đối với phương thức, thể thức đó. NHNN nơi mở tài khoản cho TCTD có trách nhiệm kiểm soát các giấy tờ thanh toán do TCTD xuất trình (hoặc khách hàng của họ), đảm bảo lập đúng thủ tục quy định, các chữ ký, dấu trên giấy tờ thanh toán phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký, số dư tài khoản tiền gửi có đủ tiền… Nếu không đúng các yêu cầu này thì NHNN có quyền từ chối thanh toán.
2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán mà TCTD xuất trình thường là:
– Đối với tiền mặt: séc, giấy lĩnh tiền mặt, giấy nộp tiền để kế toán NHNN hạch toán vào tiền gửi của TCTD.
– Đối với chi trả không dùng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán và kèm theo bảng kê này là các giấy tờ thanh toán do khách hàng của TCTD lập như: Séc, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, thư tín dụng, bảng kê hàng hóa đã giao theo thẻ thanh toán, thư tín dụng.
3. Quy trình kế toán:
– Nếu nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi thì sau khi đã làm thủ tục nhận tiền nhập quỹ, lấy đủ chữ ký thủ quỹ thì ghi:
Nợ: TK Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (1021)
Có: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Trường hợp nộp tiền vào tài khoản tiền gửi bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ: TK thích hợp
Có: TK tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
– Nếu TCTD lĩnh tiền mặt thì dùng giấy lĩnh tiền mặt. Căn cứ vào giấy lĩnh tiền mặt (hoặc séc), kế toán Ngân hàng Nhà nước ghi:
Nợ: TK tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Có: TK Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (1021)
Chứng từ lĩnh tiền mặt đã có chữ ký của kế toán là căn cứ để thủ quỹ Ngân hàng Nhà nước phát tiền cho TCTD.
Sau khi nhận đủ tiền, thủ quỹ phải yêu cầu khách hàng nhận tiền ký tên vào chỗ quy định trên chứng từ.
– Nếu TCTD đề nghị sử dụng tài khoản tiền gửi của mình để thanh toán cho nhiều khách hàng bằng việc xuất trình bảng kê chứng từ thanh toán kèm các chứng từ khác, thì kế toán Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào chữ ký chủ tài khoản (và dấu của TCTD) trên bảng kê, đối chiếu mẫu đã đăng ký và kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thấy đủ khả năng chi trả thì ghi:
Nợ: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Có: TK thích hợp (thường gồm nhiều tài khoản tương ứng với tình huống trả tiền của TCTD).
– Hiện nay trên địa bàn tỉnh, thành phố, các chi nhánh NHNN được phép làm chủ trì thanh toán bù trừ mà thành viên tham gia là các TCTD và Kho bạc Nhà nước. Cuối định kỳ TTBT, kế toán NHNN căn cứ vào kết quả thanh toán bù trừ, lập lệnh thanh toán và ghi:
Nợ: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD (hoặc KBNN) có chênh lệch phải trả
Có: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD (hoặc KBNN) có chênh lệch phải thu
Tuy nhiên, trong thanh toán bù trừ đa biên này, ngân hàng chủ trì không định khoản trực tiếp bằng chứng từ giản đơn như trên mà thực hiện định khoản bằng chứng từ phức tạp.
Việc quyết toán để có chênh lệch bù trừ nói trên được thực hiện thông qua quy trình kỹ thuật thanh toán bù trừ với việc sử dụng các tài khoản:
– TK số 501: Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì
– TK 502: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên
Chú ý: Trong giao dịch thanh toán thông qua tài khoản tiền gửi của TCTD tại Ngân hàng Nhà nước, thường sử dụng nhiều loại tiền gửi khác nhau và quan hệ với tài khoản này cũng có nhiều hướng khác nhau. Vì vậy, phải căn cứ vào lệnh của chủ tài khoản để hạch toán và kiểm tra thích hợp.
1. Tài khoản sử dụng
Theo quy định hiện hành thì các TCTD được quyền lựa chọn chi nhánh Ngân hàng Nhà nước để mở tài khoản tiền gửi thanh toán và giao dịch thanh toán, nhận tái cấp vốn (nếu có nhu cầu). Thủ tục mở tài khoản gồm:
– Giấy đăng ký mở tài khoản do Chủ tài khoản (Tổng giám đốc, Giám đốc TCTD) ký tên, đóng dấu, trong đó ghi rõ:
+ Tên đơn vị;
+ Họ và tên chủ tài khoản;
+ Địa chỉ giao dịch của đơn vị;
+ Số, ngày, tháng, năm, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân của chủ tài khoản;
+ Tên chi nhánh, nơi cần mở tài khoản.
– Bảng đăng ký mẫu dấu và chữ ký để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản gồm:
+ Chữ ký của chủ tài khoản và những người được ủy quyền (chữ ký thứ nhất);
+ Chữ ký của Kế toán trưởng (chữ ký thứ hai – nếu là ngân hàng quốc doanh);
+ Mẫu dấu của đơn vị.
– Các văn bản chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị như Quyết định thành lập đơn vị, Quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Có ghi: Số tiền gửi vào
Bên Nợ ghi: Số tiền rút ra
Số dư có: Phản ánh số tiền TCTD còn gửi ở NHNN
Chủ tài khoản có toàn quyền sử dụng số tiền trên tài khoản tiền gửi (có thể rút tiền mặt hoặc không dùng tiền để chi trả trong phạm vi số dư tài khoản này). Việc sử dụng phương thức, thể thức thanh toán nào thì TCTD phải tuân thủ những quy định đối với phương thức, thể thức đó. NHNN nơi mở tài khoản cho TCTD có trách nhiệm kiểm soát các giấy tờ thanh toán do TCTD xuất trình (hoặc khách hàng của họ), đảm bảo lập đúng thủ tục quy định, các chữ ký, dấu trên giấy tờ thanh toán phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký, số dư tài khoản tiền gửi có đủ tiền… Nếu không đúng các yêu cầu này thì NHNN có quyền từ chối thanh toán.
2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán mà TCTD xuất trình thường là:
– Đối với tiền mặt: séc, giấy lĩnh tiền mặt, giấy nộp tiền để kế toán NHNN hạch toán vào tiền gửi của TCTD.
– Đối với chi trả không dùng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán và kèm theo bảng kê này là các giấy tờ thanh toán do khách hàng của TCTD lập như: Séc, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, thư tín dụng, bảng kê hàng hóa đã giao theo thẻ thanh toán, thư tín dụng.
3. Quy trình kế toán:
– Nếu nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi thì sau khi đã làm thủ tục nhận tiền nhập quỹ, lấy đủ chữ ký thủ quỹ thì ghi:
Nợ: TK Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (1021)
Có: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Trường hợp nộp tiền vào tài khoản tiền gửi bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ: TK thích hợp
Có: TK tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
– Nếu TCTD lĩnh tiền mặt thì dùng giấy lĩnh tiền mặt. Căn cứ vào giấy lĩnh tiền mặt (hoặc séc), kế toán Ngân hàng Nhà nước ghi:
Nợ: TK tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Có: TK Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (1021)
Chứng từ lĩnh tiền mặt đã có chữ ký của kế toán là căn cứ để thủ quỹ Ngân hàng Nhà nước phát tiền cho TCTD.
Sau khi nhận đủ tiền, thủ quỹ phải yêu cầu khách hàng nhận tiền ký tên vào chỗ quy định trên chứng từ.
– Nếu TCTD đề nghị sử dụng tài khoản tiền gửi của mình để thanh toán cho nhiều khách hàng bằng việc xuất trình bảng kê chứng từ thanh toán kèm các chứng từ khác, thì kế toán Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào chữ ký chủ tài khoản (và dấu của TCTD) trên bảng kê, đối chiếu mẫu đã đăng ký và kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thấy đủ khả năng chi trả thì ghi:
Nợ: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD
Có: TK thích hợp (thường gồm nhiều tài khoản tương ứng với tình huống trả tiền của TCTD).
– Hiện nay trên địa bàn tỉnh, thành phố, các chi nhánh NHNN được phép làm chủ trì thanh toán bù trừ mà thành viên tham gia là các TCTD và Kho bạc Nhà nước. Cuối định kỳ TTBT, kế toán NHNN căn cứ vào kết quả thanh toán bù trừ, lập lệnh thanh toán và ghi:
Nợ: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD (hoặc KBNN) có chênh lệch phải trả
Có: TK Tiền gửi không kỳ hạn của TCTD (hoặc KBNN) có chênh lệch phải thu
Tuy nhiên, trong thanh toán bù trừ đa biên này, ngân hàng chủ trì không định khoản trực tiếp bằng chứng từ giản đơn như trên mà thực hiện định khoản bằng chứng từ phức tạp.
Việc quyết toán để có chênh lệch bù trừ nói trên được thực hiện thông qua quy trình kỹ thuật thanh toán bù trừ với việc sử dụng các tài khoản:
– TK số 501: Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì
– TK 502: Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên
Chú ý: Trong giao dịch thanh toán thông qua tài khoản tiền gửi của TCTD tại Ngân hàng Nhà nước, thường sử dụng nhiều loại tiền gửi khác nhau và quan hệ với tài khoản này cũng có nhiều hướng khác nhau. Vì vậy, phải căn cứ vào lệnh của chủ tài khoản để hạch toán và kiểm tra thích hợp.
